高崎の行政書士がアドバイス！内容証明を書く際の留意点。

群馬高崎の行政書士鈴木コンサルタント事務所です。内容証明は慣れていないと、自分で作成・発送するとなるととても面倒な様式があります。内容証明を送られる際は、群馬高崎の行政書士鈴木コンサルタント事務所にご相談ください。
内容証明を書く際のポイントを記載します。別記事で記載した日本郵政の様式のように、特段のルールがあるわけではありませんが、当職が依頼された際に心がけていることです。内容証明は法的に効果のある文書ではありませんが、単なるビジネス文書ではなく、送付した事実や到達した事実、送付した日付を公式に日本郵政に証明してもらう、意図をもった文書です。相手方に与える印象効果も含め、より整った文書であることが望ましいです。
 

内容証明を作成する際の留意点としては、次のようなものが挙げられると思います。
①表題は簡潔に、趣旨が一意で伝わるものを付けます。
②強い催促を伴うものであっても、トラブルを避けるためには柔らかい表現も考慮する必要があります。
③内容は意図が確実に伝わる表現で記載します。
④誤字脱字はなくします。
⑤主観的な感情等は記載しないほうが無難です。相手方に揚げ足を取られないよう、内容を十分吟味しましょう。
⑥間違えた内容であっても訂正や撤回はできません。事実調査は十分行いましょう。その上で文面に請求の根拠を記載します。

次に内容証明の、本文以外に記載する内容を列記します。
①相手方が法人の場合は所在地と名称の他に代表者指名を記載します。
②差出人も同様に記載します。
③代理人がいる場合は同様に記載します。
④本文に押印は必要ありませんし、押す場合は認印でも構いません。しかし内容の価値を高めるために、実印の押印も一考かと存じます。当職が代理で作成する場合は、必ず行政書士の職印を押印しています。
⑤訂正印や契印は必要になります。
⑥差出し年月日を記載します。
以上ですが、内容証明は慣れていないと、自分で作成・発送するとなるととても面倒な様式があります。内容証明を送られる際は、群馬高崎の行政書士鈴木コンサルタント事務所にご相談ください。