高崎の行政書士がアドバイス！内容証明を書く際に注意すること。

群馬高崎の行政書士鈴木コンサルタント事務所です。内容証明は慣れていないと、自分で作成・発送するとなるととても面倒な様式があります。内容証明を送られる際は、群馬高崎の行政書士鈴木コンサルタント事務所にご相談ください。
内容証明文書を作成する際の注意点について記載します。具体的には、
①内容証明は決められた文字や記号を使用し、決められた文字数、内容で記載します。
②決められた方式で製本します。送付者の押印、割り印や契印などを押印する必要があります。
③日本郵政で手続をします。手続の出来る郵便局は決められており、高崎ですと特定郵便局ではなく、本局で作成します。
④内容証明は必ず一般書留郵便で送付します。普通郵便では送ることはできません。
⑤宛名や送り主の情報をあらかじめ記載した封筒も持参します。宛名や送り主は、内容証明に書かれた名称とまったく同じ名称でないと受理されません。他の文言は記載しないように。
⑥内容証明はあらかじめ同じものを３通以上用意します。１通目は相手方送付用、２通目は日本郵政保管用、３通目は送り主用です。
⑦内容証明郵便には、内容証明文書しか同封出来ません。参考資料などを一緒に送りたい場合は、別郵便で送付します。個別に見ていきましょう。

①内容証明に使用できる文字や記号は、かな、漢字、数字、英字の固有名詞、括弧、句読点、一般的な記号のみになります。これ以外を使用した場合は受け付けてもらえません。また、内容証明の文字または記号を訂正したり、挿入または削除するときは、その字数や箇所を、欄外か末尾の余白に記載し、差出人の訂正印を押印します。この際は、訂正した文字が明らかに読めるような状態になるように押印してください。内容証明は用紙の大きさや形状は問いませんし、コピーで作成してもかまいません。
次のルールは非常に面倒くさく、慣れていないと何回も郵便局に足を運ばなくてはいけない羽目になります。一応記載しますが、内容証明を送りたい場合は、初めから専門家に依頼した方が得策です。
内容証明には字数や行数の制限 もあります。縦書きの場合は、１行２０字以内で１枚２６行以内である必要があります。横書きの場合は、１行２０字以内で１枚２６行以内、または１行１３字以内で１枚４０行以内、あるいは１行２６字以内で１枚２０行以内であることが必要です。
通常原稿用紙に文書を書く場合、句読点が行にはみ出した場合は、欄外に続けて書きます。内容証明も横書きの場合はそれでかまいませんが、縦書きの内容証明の場合は、句読点がはみ出した場合は続けて欄外に書いてはダメで、次の行の頭に記載します。ちなみに当事務所は縦書きの内容証明用紙を使用しています。
記号は１個１字となります。括弧はセットで１字となり、前の括弧の属する行の字数にカウントされます。文字や数字を円、三角形、四角形等の簡単な枠で囲んだものは、各文字や枠の合計で計算します。例えば（１）の場合は２文字、（１０）の場合は３文字として計算します。文字や記号に傍点や下線等を施してある場合は、傍点や下線等はカウントしません。。

②内容証明が複数枚に渡る場合は、すべてのページを綴じ、ページのつぎめすべてに、「契印」を押さなければなりません。契印は差出人の印鑑を使いますが、認印でかまいません。契印はホッチキスなどで綴じた場合は、綴じた部分に近い部分で折って、そこにも押印します。

③内容証明は日本郵政の管轄になりますので、必ず郵便局の本局で手続を行います。

④内容証明は一般書留郵便で送ります。併せて配達証明も付けるとよいでしょう。宛先が１名の場合は、すべてを含めても２０００円かかりません。

⑤あらかじめ、宛先（受取人）、送り主（差出人）の名前を記載した封筒を用意します。この封筒で送付しますが、宛先と送り主は内容証明本文に記載した同じ名称を記載します。例えば、本文の宛先が法人名、封筒の宛先が個人名ではダメです。

⑥同じ内容証明文書を最低３通作成して持参します。宛先が２者の場合は、計４通になります。同じ内容で作成、押印したものを持参します。

⑦内容証明の封筒には、内容証明文書しか同封できません。資料や返信用封筒などを一緒に送りたい場合は、別郵便で送ります。内容証明文書にも、その旨を記載しておいた方が安心です。

このように内容証明は、相手方に与える精神的な効果も含め、文面自体もこなれた文章の方がよいですし、作成方法自体も慣れてないと非常に面倒です。作成される場合は、行政書士などの専門家に頼まれた方が時間も費用も効率的です。内容証明を出される際は、群馬高崎の行政書士鈴木コンサルタント事務所にご相談ください